五種經(jīng)典時(shí)間管理理論

6點(diǎn)優(yōu)先工作制是效率大師艾維利向美國(guó)一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的 復(fù)習(xí)方法，它使這家公司用了的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬(wàn)美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美元的時(shí)間管理方法”。

這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。

每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類推……

艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每都能全力以赴地完6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士

帕累托原則

這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，總是那些20%的客戶給你帶來(lái)了80%的業(yè)績(jī)，可能創(chuàng)造了80%的利潤(rùn)；世界上創(chuàng)造了80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了 20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。

根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：

A．重要且緊急（比如救火、搶險(xiǎn)等）——必須立刻做。

B．重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）——只要沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。

C．緊急但不重要（比如有人因?yàn)榇蚵閷?ldquo;三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請(qǐng)吃飯等）——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當(dāng)成優(yōu)先原則。

其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。

D．既不緊急也不重要（比如娛樂(lè)、消遣等事情）——有閑工夫再說(shuō)。

麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經(jīng)得到過(guò)一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問(wèn)麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說(shuō)一下現(xiàn)在的結(jié)果呢？

”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備也無(wú)法在電梯從30層1層運(yùn)行的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要的客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。

麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)`。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。

辦公室美學(xué)

秩序是一種美。均勻、對(duì)稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率。簡(jiǎn)潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。

我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：

★物以類聚，東西用畢物歸原處；

★不亂放東西；

★把整理好的東西編上號(hào)，貼上標(biāo)簽，做好登記；

★好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；

★處理文件的3個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。

第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。

第三，及時(shí)銷毀。沒用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時(shí)間。

莫法特休息法

《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)?新約》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說(shuō)。

莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥�一種作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長(zhǎng)此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)同一項(xiàng)工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生疲勞，使活動(dòng)能力下降。

如果這時(shí)改變工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，而原來(lái)的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有交的調(diào)劑和放松。